23948sdkhjf
Innehållet nedan modereras inte i förväg och omfattas därmed inte av webbplatsens utgivningsbevis.

Process optimering inom IT: Hur genomför jag en analys

| Medlemsnyhet | Företag Craftware

I följande text kommer jag att fokusera på flera sätt hur vi implementerar de projekt jag är inblandad i och hur vi genomför analysen.

I den tidigare artikeln i den här serien Process optimering inom IT – hur vet vi vad vi ska optimera? berättade jag hur du planerar ditt optimeringsprojekt. Den här gången skulle jag vilja dela med mig av vilken fas som ligger särskilt nära mitt analytiska hjärta. Det finns många metoder och tekniker som kan användas – tillräckligt för en bli en bok. I följande text kommer jag att fokusera på flera sätt hur vi implementerar de projekt jag är inblandad i och hur vi genomför analysen.

I mitt jobb försöker jag använda följande tekniker och analysmetoder:

Granska dokumentationen – Om det finns någon.

Intervjuer med enskilda nyckeldeltagare – Det är viktigt att inte bara förstå ledningens behov och oro över projektet, utan också spendera så mycket tid som möjligt med vanliga anställda. Tack vare det kan du lära känna deras synvinkel. De är i frontlinjen av projektet när de utför uppgifter i processen.

Analys av frågeformulär och enkäter – Om gruppen av tillfrågade intressenter är för stor för att diskutera formen i en workshop kan det vara användbart att förbereda sådant material vid sidan av mötena. Personer som är involverade i projektet kan fylla i dem oberoende, vilket underlättar insamlingen av detaljerad information om processerna.

Genomföra workshops – Levande interaktion i form av en brainstorm, samarbete och experiment som kan vara ett roligt och enkelt sätt att få en enorm mängd nya idéer. Att ha individuella samtal, bäst personligen – människor säger snarare högt vad de känner och behöver när deras kollegor och ledare inte finns i närheten.

Observera – Engagera dig i möten, videokonferenser och lyssna på samtal med kunder. Att titta på det verkliga arbetet hos en uppgiftsutövare är ett utmärkt sätt att få objektiv kunskap om de aktuella processerna i organisationen.

UX-testning (användarupplevelse) – Skapa klickbara prototyper, verifiera koncept, experimentera och testa dem med användare för att hitta den bästa lösningen för en viss process eller arbetsflöde. I det här fallet fungerar sessioner i verkliga livet med enskilda användare bäst.

Analysmetoder – välj den bästa kombinationen
Frågan uppstår hur du väljer den bästa analysmetoden för områdesoptimering. Det finns inget enkelt svar. Det beror på många externa och interna faktorer som är utmärkande för ett visst projekt eller område. Teamprojektet bör möjligen räkna ut det bästa sättet att samla in olika optimeringskrav, och som ett resultat väljs vanligtvis en kombination av ovan nämnda metoder.

Personligen börjar jag ofta med dokumentationsundersökning och sedan med korta preliminära intervjuer. När det är möjligt föreslår jag en observation samt workshops. På det här sättet får jag kunskap inte bara direkt från nyckelpersoner i organisationen utan också från nyckelanställda som deltar i processer som jag är intresserad av. Observationer och kommentarer från vissa personer som ofta kommer från samtal utan att deras handledare är involverade är ofta icke uppenbar information. Vi kan överväga och använda en användarcentrerad designmetod där vanliga processdeltagare definierar krav och godkänner implementering – det är de som vet bäst vad de behöver.

Oavsett vilket tillvägagångssätt som kommer att tillämpas måste du alltid konsultera en sponsor och viktiga intressenter. Det kan förekomma ekonomiska eller organisatoriska begränsningar relaterade till den föreslagna metoden, till exempel på grund av brister i budgeten för affärsresor, kan det hända att workshops som färdigställer kraven inte äger rum. Intressenternas och användarnas tillgänglighet kan vara begränsad på grund av behovet av att upprätthålla produktionen eller tjänstens kontinuitet. Försiktighet, liksom behovet att vara vaksam, behövs alltid när du väljer metoder och när du filtrerar mottagen information.

Det finns situationer när vi pratar med två personer på liknande positioner i företagets struktur och får radikalt olika åsikter om samma fråga. Dessutom kan en uppriktig organisationskultur i företaget få anställda att svara mer sannolikt ärligt när anonymiteten säkerställs. Mycket ofta kan kunderna inte definiera sina förväntningar exakt, och därför kan UX-tester visa sig vara användbara.

Några ord om diagram
Diagram är dina bästa vänner när det gäller att illustrera vad du har undersökt och upptäckt. Det finns inget sätt att nämna dem alla i en artikel – ännu en gång föreslår jag en kombination, det fungerar bäst för mig.

Mind maps – organisera dina vandrande tankar och rita en karta. När jag skapade det tvingar jag mig aldrig till ett styvt koncept. En tankekarta är en löst relaterad bild av vad jag har i mitt huvud. Det hjälper mig att reda ut vilka beroenden som gäller mellan olika uppgifter, områden, dokument, riktlinjer och vad jag än tänker på.

Processkarta – jag antar att ingen är förvånad. Beroende på komplexiteten i projektet kan det finnas från en karta eller flera. Ändå finns det ingen bättre metod för att presentera befintliga och framtida processer.

Övergångsdiagram – ett diagram som är perfekt för att visa objektens övergång från ett tillstånd till ett annat och peka på vilka villkor som måste uppfyllas. Detta diagram passar bäst för att visualisera en livscykel för en lead eller betalning till företaget.

Dataflödesdiagram – var data kommer ifrån och vart de går.

Domändiagram – vilka objekt har vi i systemet och vad är förhållandet mellan dem är, till exempel en-till-många, många-till-många, etc. Vanligtvis skapar jag domändiagram för att lära känna systemet bättre och identifiera relationer som ska modifieras i ett visst projekt.

Jag skulle kunna fortsätta och nämna ett klassdiagram, ett sekvensdiagram, ett user case-diagram och så vidare, men var en av dem kommer inte alltid vara användbara. De jag listade är mitt personliga måsten. Vad säger du, vilka metoder och tekniker använder du?

FörfattarePaweł, Business and System Analyst
En analytiker med lång erfarenhet. Han har varit involverad i IT-branschen i över sju år, han har deltagit i projekt för polska och internationella kunder som verkar inom finans-, sjukvård-, bilar- samt pharmaindustrin. I närmare tre år har han genomfört projektbaserade på Salesforce-plattformen. Han är en sann entusiast av smidiga optimeringsprojekt, en lagspelare, coach och leende kollega.


Skriv din kommentar
Inläggen nedan modereras inte i förväg och omfattas därmed inte av webbplatsens utgivningsbevis.

Medlemsnyhet

Företag
Craftware

Wołoska 22
02-675 Warsaw
Poland
Craftware

Sänd till en kollega

0.079