Föreställ dig detta: Klockan är 16.30 en torsdag. Kampanjen lockar fler kunder än förväntat, kön växer och två medarbetare har redan gått hem eftersom schemat lades utifrån en ”normal” vardag. Situationen är välbekant i många detaljbutiker och illustrerar en utmaning som sträcker sig långt bortom det enskilda schemat.
För detaljhandelschefer handlar bemanning i dag inte bara om att fylla arbetspass. Det handlar om att hitta balansen mellan service, kostnader och regelefterlevnad i en vardag där variationerna är större än tidigare.
Det står nu klart att sambandet mellan försäljning, bemanning och dokumentation har blivit en strategisk ledningsfråga i sig.
“Många upplever att planeringen först blir synlig när något går fel. Antingen för att det är för få på plats, eller för att personalkostnaderna överskrider budget. Det är då man ser hur avgörande strukturen bakom planeringen är”, säger Rex A. Clausager, vd för Timegrip, som utvecklar workforce management-lösningar för kunder i hela Centraleuropa.
Små avvikelser kan få stor effekt
Inom detaljhandeln kan även mindre avvikelser få märkbara konsekvenser. En timmes överbemanning per medarbetare och vecka kan över ett år utvecklas till betydande extrakostnader. Omvänt kan underbemanning påverka både merförsäljning och kundupplevelse negativt.
Samtidigt har arbetstidsregler och kollektivavtal blivit mer komplexa att navigera i. Krav på dygnsvila, tillägg, raster och dokumentation innebär att fel inte bara påverkar ekonomin, utan också kan få juridiska konsekvenser.
Här spelar samspelet mellan schemaläggning och tidrapportering en allt större roll. När arbetstid registreras digitalt och är direkt kopplad till planeringen får ledningen en mer exakt bild av avvikelser mellan planerad och faktisk tid.
“Det ger möjlighet att agera snabbare och mer faktabaserat. I stället för att planera utifrån magkänsla kan man arbeta mer datadrivet”, förklarar Rex A. Clausager.
Från administrativ uppgift till styrverktyg
Där planering tidigare ofta betraktades som en rutinuppgift är den i dag tätt sammankopplad med ekonomistyrning och butikens övergripande resultat.
Flera detaljhandelskedjor arbetar med att koppla försäljningsprognoser direkt till bemanningsbehov. Om kundtrafiken förändras måste schemat kunna justeras därefter. Det kräver system och processer som stödjer flexibilitet och samtidigt tar hänsyn till regelverk och budgetar.
“Vi ser att våra kunder efterfrågar stöd för att få sina data att hänga ihop över hela organisationen. De börjar ofta med data i flera olika system. Vi vägleder dem alltid mot att välja en central plattform som integrerar all data på ett och samma ställe”, säger Rex A. Clausager.
Detaljhandelsdrift i realtid
I praktiken innebär det att många detaljhandelskedjor i dag kopplar samman försäljningsdata direkt med schemat. När en kampanj överträffar förväntningarna eller när onlinebeställningar påverkar bemanningsbehovet i butiken måste schemat kunna justeras utan att bryta mot arbetstidsregler eller överskrida lönebudgeten.
Det handlar i grunden om att ha rätt medarbetare på plats vid rätt tidpunkt. När försäljningsprognoser, schemaläggning och tidrapportering är integrerade kan ledningen agera tidigare och mer träffsäkert. Det är där vi kan bidra, säger Rex A. Clausager.
Enligt Timegrip är just kopplingen mellan schemaläggning och tidrapportering avgörande för att skapa transparens. När systemen samverkar blir det möjligt att dokumentera arbetstid korrekt, följa kollektivavtal och samtidigt ha kontroll över personalkostnaderna.
I en bransch där även små procentuella förändringar i personalkostnader kan påverka resultatet märkbart kan exakt planering och korrekt tidrapportering därför få direkt påverkan på lönsamheten.
Om Timegrip
Timegrip är ett nordiskt teknikföretag som levererar digitala lösningar inom workforce management. Företaget arbetar bland annat med system för schemaläggning och tidrapportering som stödjer verksamheter i att skapa överblick över bemanning, arbetstid och löneunderlag. Med mer än tre decenniers erfarenhet samarbetar Timegrip med organisationer inom flera branscher, däribland ett flertal aktörer inom detaljhandeln. Lösningarna används både av fristående butiker och större kedjor som har behov av att samla planering, registrering och rapportering i en sammanhängande plattform.
BREAKING