Inköpsresor, butikskontroller, leverantörs- och mässbesök. För en mindre handelskedja utan egen travel manager är det här en utgiftspost som sällan ses över med samma noggrannhet som marknadsbudgeten eller inköpsvillkoren. Ändå växer den månad för månad, oftast utan att någon protesterar. Några enkla grepp räcker dock långt, innan det behövs mer genomgripande lösningar, och det mesta kostar ingenting att införa utöver en eftermiddags arbete.
Kostnadsbilden för handelns affärsresande
Det svenska affärsresandet är mer omfattande än man kan tro. Enligt Sveriges Affärsreseförening (SBTA), som refereras till i branschtidningen Travel News, rör det sig om en marknad som årligen omsätter 140 miljarder kronor. Siffran avser flyg, hotell, tåg, taxi och kringtjänster och dess nivå förklarar varför även mellanstora företag numera har anledning att titta på sina rutiner.
För handeln bryts resandet vanligen ned i några återkommande kategorier: inköps- och leverantörsresor, butiksbesök inom kedjan, utbildningar och branschmässor. En regional kedja kan ha två eller tre personer som reser återkommande, medan en stor kedja har fler. Beloppen är sällan små och deras storlek blir ofta uppenbar när man för första gången listar dem per kvartal.
Transportledet som ofta glöms bort
Biljetten är sällan den enda kostnaden. Taxi till flygplatsen, parkeringsavgifter och förlorad arbetstid. Transferkostnaderna brukar ingen räkna på. Men det är ofta i det ledet som pengarna ackumuleras. Ett alternativ till taxi för den som reser ofta från samma ort är Lindskrog långtidsparkering nära Arlanda. Där kostar ett dygn 249 kronor, en vecka 799 kronor och fyra veckor 1 799 kronor, enligt leverantörens egen prislista.
Transferbussen går mellan parkeringen och terminalen och en tur tar ungefär fyra minuter. För en inköpare som gör åtta tur-och-returresor per år blir skillnaden mellan taxi och egen bil plus parkering påtaglig. Kostnaden är dessutom lätt att räkna på vid förhandsbokning, medan taxipriset varierar beroende på tid på dygnet.
Egen bil är ingen självklar lösning för alla. Den som kommer in med pendeltåg eller bor i centrala Stockholm har rimligen andra räkneoperationer att göra. Men för kedjor med inköpare i Mälardalen, Bergslagen eller längs E4 norrut är det ofta den billigaste vägen till Arlanda. Den fungerar också bra som jämförelsepunkt när man sätter regler för resandet.
Reseriktlinjer som faktiskt används
Siffrorna från en undersökning bland 680 små och medelstora företag, publicerad av företagsplattformen Seiva, är talande. Det är nämligen endast 37 procent av företagen i undersökningen som anger att de har skrivna reseriktlinjer. Det betyder att resten, alltså en klar majoritet, bokar och reser utan gemensamma regler, vilket sannolikt syns i kostnader som kan variera kraftigt mellan olika anställda.
Ett användbart regelverk för en mindre handelskedja behöver inte vara särskilt omfattande. En A4-sida räcker i de flesta fall. De punkter som gör störst skillnad är:
- När business class tillåts (ofta vid långdistansresor över en viss flygtid).
- Vilka färdsätt som prioriteras inrikes (tåg före flyg när restiden är rimlig).
- Framförhållning vid bokning, med en rekommenderad tidsmarginal.
- Ersättningsrutiner för taxi, måltider och användning av egen bil.
- Vem som godkänner avsteg från reglerna.
En kortfattad skrivelse som alla inköpare läst slår en fullmatad handbok som ligger bortglömd på intranätet. Det är inget nytt, men det är värt att säga rakt ut.
Bokningsrutiner och framförhållning
Hur bokningen faktiskt går till säger en del om var kostnaderna uppstår. Enligt samma undersökning från Seiva:
- Drygt 71 % gör bokningar av exempelvis flyg direkt med ett flygbolag.
- 19 % kombinerar hjälp från en affärsresebyrå med att administrera resor själva.
- 9 % har valt en affärsresebyrå.
Siffrorna visar att egen bokning är det normala. För en mindre kedja är det inte nödvändigtvis ett problem, men det ställer krav på att bokningsvägen är gemensam och att kvitton samlas på ett ställe. Annars blir uppföljningen svårare än den egentligen behöver vara.
Framförhållning spelar också roll. Sent bokade inrikesflyg blir ofta påtagligt dyrare än bokningar gjorda några veckor i förväg. Hotellpriserna beter sig likadant. En rutin där resor bokas i samma veva som leverantörsmöten läggs in brukar räcka för att kapa de värsta topparna.
Den som vill ha en oberoende överblick över marknaden kan hålla koll på vad branschorganisationen SBTA publicerar. De följer utvecklingen av svenska företags resande och samlar erfarenheter från både inköpare och leverantörer. Det ger en rimligt neutral bild.
Uppföljning gör skillnad
Det räcker med en genomgång varje månad. En timme där man tittar på vilka resor som återkommer, var kostnaderna växer och vilka hotell- eller bilhyresavtal som börjar se dyra ut jämfört med förra kvartalet. Mönstren blir ofta synliga snabbare än man kan tro.
Den fördel en mindre kedja har är att beslutsvägen är kort. När inköpschefen, ekonomichefen och VD sitter i samma rum, eller åtminstone i samma veckomöte, går det att ändra en rutin direkt efter att man sett siffrorna. Större koncerner avundas den rörligheten.
BREAKING