Många företag har tagit steget att digitalisera stora delar av sin verksamhet men trots detta sker besökshanteringen fortfarande ofta med papper och penna. I receptioner är det många som fortfarande använder pärmar och listor där besökare skriver in sina uppgifter manuellt. Det kan kännas som en smidig lösning men i praktiken har den flera utmaningar.
Med ett modernt besökssystem kan företag få bättre kontroll över vilka som vistas i lokalerna samtidigt som administrationen minskar. Det är särskilt viktigt för företag som tar emot kunder, leverantörer, entreprenörer eller andra externa besökare dagligen. Det handlar inte bara om att registrera namn, utan också om säkerhet, spårbarhet och ett professionellt mottagande.
När besökshanteringen sker på papper
Pappersliggaren har levt kvar länge, och det är lätt att förstå varför. Den kräver ingen utbildning, ingen installation och är enkel att använda. Problemet är dock att den har flera begränsningar. När besökare skriver in sina uppgifter i en fysisk lista kan de se information om tidigare besökare. Uppgifter som personens namn, företag och tidpunkter blir synliga för personer som inte borde ha tillgång till dessa uppgifter. Det kan innebära både integritets- och säkerhetsproblem.
Informationen blir också svår att hantera i efterhand. Till exempel om någon vill kolla upp vilka som befann sig i lokalerna en viss dag och tid krävs det att någon manuellt letar igenom listor eller pärmar. Det tar tid och ökar risken för misstag.
Säkerhet handlar om att veta vem som är på plats
I verksamheter där flera entreprenörer, leverantörer eller externa konsulter arbetar samtidigt är det särskilt viktigt att veta vilka personer som befinner sig i lokalerna vid varje tidpunkt. Om besöksregistreringen sker manuellt finns det alltid en risk att någon glömmer att skriva in sig eller att uppgifter blir ofullständiga. Det gör i sin tur det svårare att få en korrekt överblick över vilka som var på plats.
Med hjälp av digital besökshantering registreras besökare på ett strukturerat och säkert sätt. Det gör det enklare att följa upp besök, hantera återkommande gäster och säkerställa att informationen är korrekt.
Vad händer om en nödsituation uppstår?
En aspekt som många inte tänker på är hur viktig besöksinformationen kan vara vid en incident. Till exempel om brandlarmet går eller vid en evakuering behöver företaget snabbt kunna få fram information om vilka personer som befinner sig i byggnaden. Om uppgifterna finns i en pärm kan det ta lång tid att få fram.
Det är betydligt enklare att ta fram listor och pågående besök med hjälp av digitala lösningar. Då går det snabbt att få en tydligare bild av vilka personer som kan finnas kvar i lokalerna. Det är något som många verksamheter uppskattar eftersom lösningen kan underlätta arbetet vid en nödsituation.
Moderna besökssystem gör mer än att registrera besökare
När det kommer till besökssystem handlar det inte enbart om att skriva in ett namn vid ankomsten. Det är vanligt att besökare kan registreras innan besöket och få information skickad till sig automatiskt. Det kan handla om saker som vägbeskrivningar, parkeringsinformation eller annan praktisk information som kan vara värdefull inför mötet.
När besökaren väl anländer kan incheckningen ske via QR-kod eller självservice. Detta minskar dessutom väntetiderna i receptionen. Det är också smidigt för företagen att den person som ska ta emot besöket automatiskt får ett meddelande när besökaren har anlänt. Det skapar ett smidigare flöde för alla inblandade.
Ett professionellt första intryck
Det är receptionen som är den första kontakten för besökaren, och därför spelar själva mottagandet en större roll än vad många tror. Om det finns en handskriven lista på disken signalerar det inte samma professionalism som en modern digital lösning.
Ett digitalt system kan dessutom bidra till ett smidigare arbetssätt där alla besökare får samma upplevelse oavsett vem som arbetar i receptionen just den dagen. Många företag uppskattar också att kunna anpassa besöksupplevelsen efter den egna verksamheten, exempelvis genom att visa information, regler eller företagets grafiska profil redan vid registreringen.
Därför väljer fler företag besökssystemet Visitor
Det ställs idag mer krav på säkerhet, dokumentation och effektivitet, vilket gör att allt fler företag vill digitalisera sin besökshantering. Ett exempel är Visitor, som hanterar hela processen från förbokning och avisering till in- och utcheckning av besökare. Systemet kan användas i både bemannade och obemannade receptioner och anpassas efter olika verksamheters behov.
Besökssystemet Visitor är ett exempel på hur digitala lösningar kan bidra till bättre kontroll, högre säkerhet och en smidigare upplevelse för både besökare och personal. Systemet används av företag som vill förenkla registreringen av besökare och samtidigt få bättre kontroll över sina besöksflöden.
Det handlar inte alltid om att ersätta papper med det digitala, men i vissa fall handlar det om att skapa bättre rutiner, minska risker och få en tydligare överblick över vilka som faktiskt vistas i verksamhetens lokaler. Det handlar om säkerhet och för många företag har det blivit en självklar del av säkerhetsarbetet.
BREAKING