Säljer du via Shopify och har bokföringen i Fortnox kan en koppling mellan systemen föra över dagens försäljning automatiskt. Då slipper du bokföra ordrar manuellt eller ladda upp rapporter i efterhand.
För att kopplingen ska fungera behöver den ha stöd för butikens moms, betalsätt och orderunderlag. Du behöver också stämma av regelbundet att försäljning och utbetalningar bokförs korrekt.
Så fungerar kopplingen
En integration kan hämta försäljningen från Shopify och skapa en samlad verifikation per dag i Fortnox. Till verifikationen ska det finnas en rapport som visar vilka ordrar som ingår eftersom lagen tillåter att likartade ordrar bokförs tillsammans, så länge varje order går att hitta i rapporten.
Utbetalningen kommer några dagar senare och kan vara lägre än försäljningen på grund av avgifter och återbetalningar. Därför behöver försäljning, moms, avgifter och utbetalningar hållas isär i bokföringen.
Att kontrollera innan du väljer integration
När du ska koppla Shopify till Fortnox är momsen det allra viktigaste att kontrollera. Säljer du både livsmedel och andra varor kan samma order exempelvis innehålla flera momssatser, som kopplingen behöver kunna hantera. Har du privatkunder i andra EU-länder behöver kopplingen också klara momsredovisningen för den försäljningen.
Se även till att en rapport med alla ingående ordrar bifogas till varje dagsverifikation.
Fråga sedan leverantören hur prissättningen fungerar. Vad kostar kopplingen när ordervolymen ökar, och finns det något tak för antalet ordrar? Ta också reda på vilka kunduppgifter som sparas, hur länge de lagras och vilken hjälp som ingår vid uppstarten.
Så kommer du igång
När du har valt koppling förbereder du uppstarten så här.
- Kontrollera licenserna: Du behöver Fortnox med bokföring och en integrationslicens för de flesta kopplingar. En integrationslicens räcker för flera kopplingar.
- Ha inloggningarna redo: Du behöver godkänna kopplingen i både Shopify och Fortnox.
- Se över momsen i Shopify: Varje produkt ska ha rätt momssats.
- Gå igenom kontona i Fortnox: Bestäm var försäljning, moms och avgifter ska bokföras. Utgå från de konton du redan använder och fråga den som sköter redovisningen om du är osäker.
- Bestäm när överföringen ska göras: Ett alternativ är tidigt på morgonen, när föregående dags försäljning har hunnit registreras. Kontrollera också vilket bokföringsdatum verifikationen får, så att försäljningen hamnar på rätt dag. Enligt bokföringslagen ska kontanta betalningar, dit kortbetalningar räknas, bokföras senast påföljande arbetsdag och övriga affärshändelser så snart det kan ske. En körning morgonen efter uppfyller båda kraven.
- Välj ett startdatum: Ett månadsskifte kan vara en lämplig startpunkt. Om du tidigare har bokfört försäljningen manuellt behöver du se till att perioderna inte överlappar, så att samma försäljning inte bokförs två gånger.
När överföringen har startat jämför du de första dagarnas verifikationer med uppgifterna i Shopify. Kontrollera försäljning, moms, avgifter och återbetalningar var för sig, inte bara totalsumman.
Stäm av bokföringen regelbundet
En avstämning en gång i veckan gör det lättare att hitta avvikelser medan de är färska.
Jämför det som betalleverantören ännu inte har betalat ut med saldot på motsvarande avräkningskonto i Fortnox. Kontot visar vad betalleverantören är skyldig butiken tills pengarna har betalats ut. Jämförelsen behöver avse samma tidpunkt.
Ett saldo på avräkningskontot behöver inte betyda att något är fel. Det kan motsvara försäljning som ännu inte har betalats ut, exempelvis vid ett månadsskifte. Undersök de belopp som inte går att förklara med väntande utbetalningar.
En avvikelse kan exempelvis bero på en återbetalning eller ett bestridet kortköp där betalningen har dragits tillbaka. Använd dagsrapporterna för att gå tillbaka och undersöka vad som har hänt.
Om samma typ av avvikelse återkommer kan leverantören eller den som sköter redovisningen hjälpa dig att undersöka orsaken. Använder butiken flera betalleverantörer, exempelvis Shopify Payments och Klarna, stämmer du av dem var för sig.
BREAKING