Vad innebär det att fakturera?

En faktura är en kredit. Du får alltså produkten eller tjänsten först och har sedan en viss tid på dig att betala. I dagligt tal är en faktura detsamma som en räkning – ett skriftligt krav på betalning från ett företag för en vara eller tjänst. Du får fakturan via mail eller i brevlådan och betalar den sedan före förfallodatum.

Idag pratas det ofta om modern fakturering med automatiserade program där all faktureringsdata lagras i molnet. Men vad menas egentligen med modern fakturering? Och hur skiljer det sig från traditionell? Hur digitaliserar man sin faktureringsprocess och går det verkligen att automatisera allt?

Traditionell faktureringsprocess:

• Skapande av order och faktura
• Distribution av faktura
• Påminnelser och övrig kundservice
• Bokföring av inkommande betalning

Metoder för att effektivisera faktureringen:

• Digitalisering av fakturering
• Automatisering av fakturering
• Automatisering av skapande av faktura 
• Automatisering av distribution av fakturor
• Automatisering av påminnelser och inkasso
• Automatisering av bokföringen

Allt detta kan numera göras smidigt på ett och samma ställe via ett onlinebaserat faktureringsprogram. 

Fakturera via webb eller app

Att skicka fakturor ska vara enkelt och okomplicerat, utan komplicerade program eller registreringar. Tänk att få fakturera smidigt via webb eller app i ett molnbaserat faktureringsprogram antingen med en dator, surfplatta eller mobil. Du kan enkelt skapa PDF-fakturor och maila dem till kunderna eller dig själv. Du får även en bra överblick över dina kunder och artiklar i kund och artikelregistret. I programmet kan du också hantera ROT och RUT avdrag. Sedan kan du bara skapa en fil och begära utbetalning av Skatteverket. Att använda ett sådant program kan spara dig massa tid, plus att du slipper mycket onödigt administrativt arbete.

När du betalar för ett faktureringsprogram får du ofta även toppklassig kundservice som kan hjälpa dig med alla olika frågor du har eller problem som kan uppstå. 

Hur ska en faktura se ut?

När du skapar en faktura måste du ha med säljarens och köparens namn och adress samt mängd, art och omfattning av varorna eller tjänsterna. Du måste även ha med säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt, och även köparens om de är skattskyldiga för förvärvet. 

Utöver detta ska fakturan innehålla: 

• Datum då fakturan är utställd
• Fakturanummer
• Säljarens och köparens adress
• Säljarens momsregistreringsnummer (och i vissa fall köparens, t.ex. vid EU-handel)
• Transaktionens art och omfattning
• Datum då leverans eller tillhandahållande skett 
• Specifikation (vad fakturan omfattar)
• Pris
• Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
• Tillämpad momssats
• Momsbelopp
• Vid befrielse från moms – hänvisning till relevant bestämmelse.

I aktiebolag är även följande uppgifter obligatoriska:

• I vilken kommun bolaget har sitt säte.
• Bolagets organisationsnummer.
• Bolagets namn.

Att koppla ihop flera faktureringssystem och processer via ett faktureringsprogram sparar inte bara tid och pengar, det öppnar även upp möjligheten för bättre överblick och kontroll. Genom att samla allt online på en plats får du möjlighet att hämta data från flera ställen och sammanställa den för en tydligare överblick och analys. Exempelvis kan man tydligt hitta och visualisera påminnelser, inkasso och förfallen kundreskontra. Även om det är en extra kostnad att använda dessa tjänster så är det garanterat värt all tid du sparar. Det blir även både säkrare och enklare för både dig och dina kunder.