23948sdkhjf
Innehållet nedan modereras inte i förväg och omfattas därmed inte av webbplatsens utgivningsbevis.

Skapa en effektiv organisation med ett tidrapporteringssystem

Tidsrapportering förser företaget med bättre kontroll över den enskilde arbetaren. Både företaget och den enskilde gynnas av att en effektiv tidrapportering implementeras. Arbetstagaren kan veta mer exakt vad som ska göras och hur lång tid det kommer att krävas för att bli klart.
  1. Företaget får kontroll över vem som arbetar hur länge, vilket möjliggör bättre planering av resurser, löner och projekt. Man kan även mäta effektiviteten i specifika steg under en process, och om det behövs några förbättringar. Till exempel om arbetare behöver byta plats eller kanske behöver påfyllning av kunskap, för att kunna arbeta mer effektivt. Ju smidigare det går i alla led, desto större chans för att alla parter mår bra i slutändan.
  2. Ett tidrapporteringssystem av god kvalité kommer med många funktioner och det går mer eller mindre att skräddarsys efter företagets behov. Det är viktigt att användargränssnittet i ett sådant system gör det lätt att mata in uppgifter och, kanske lika viktigt, att snabbt hitta relevant information.
  3. Få arbetare gillar att ta hand om tidrapportering. Särskilt om det kommer innebära en längre tid för att förklara olika steg i en process eller om det råder tidspress med andra arbetsuppgifter. Nya rutiner kan behöva en extra dos av tålamod och påminnelser, och arbetssättet kan underlättas genom att programmera in påminnelser på ett trevligt sätt till arbetarna.
  4. Programvaran bör kunna anslutas till andra system, t.ex. HR- eller lönesystem. Ju mer data den kan synkronisera automatiskt, desto mindre tid kommer arbetstagarna att lägga på manuella uppgifter och desto färre misstag kommer de att göra. Ju fler som ska använda sig av systemet, desto fler faktorer behöver företaget fundera över. Till exempel att minimera risk för köbildning eller att systemet blir för komplicerat och därmed svårt att lära in.
  5. Idealet är att systemet ska kunna användas på vilken enhet som helst, med lätthet. Om tidrapporteringen endast sker en gång i veckan är det inte nödvändigt att göra detta på plats. Om det däremot sker många aktiviteter vid olika tidpunkter under dagen kan arbetstagarna behöva något som de alltid har till hands. Ju mindre tid som krävs för att man ska ta hand om rapporteringen, desto bättre.
  6. Om företaget har flera arbetare som har ett flexibelt schema eller om det ofta råder övertid, flextid och liknande så finns ett större behov för ett bra tidrapporteringssystem. Då finns det exempelvis olika funktioner för att det automatiskt ska matas in när det har förekommit arbetstimmar utöver de vanliga arbetstiderna.
  7. Fördelen med fler automatiska funktioner gör att det minimerar risker för fel i rapportering om olika tider. Därmed kan det även vara bra att välja att inmatningar ska sparas automatiskt istället för att användaren ska använda sig av knappen "Spara". Det kan låta som en bagatell, men när man befinner sig under tidspress eller är ovan vid vissa moment så är det lätt hänt att man glömmer bort att spara de inmatade uppgifterna.

Dessutom bör man vara noga med att systemet kommer bli lätt för alla att förstå och att vara lyhörd för eventuella förändringar. Om arbetet med rapportering känns mindre komplicerat kommer det bli lättare för arbetarna att lära sig det och att använda sig av det regelbundet.

Sänd till en kollega

0.031